Какие внешнеэкономические операции вносить в реестр

В реестр включают экспортные поставки, импортные авансы и другие операции, по которым банк отслеживает завершение расчетов. По каждой строке указывают контрагента, договор, валюту, сумму, дату платежа или поставки и документ, который предприятие передаст банку.

Один договор может включать несколько инвойсов, партий и платежей. В этом случае бухгалтерия ведет отдельную строку по каждой сумме, чтобы руководитель видел исполненную часть и остаток обязательств.

Дата начала надзора и контрольный срок

Ответственный сотрудник сверяет дату по данным банка, контракту, таможенной декларации, акту или другому документу об исполнении. Затем в реестре указывают контрольную дату и сотрудника, который получит подтверждение от поставщика, покупателя, перевозчика или подразделения компании.

Если договор предусматривает несколько этапов, для каждого этапа записывают свою сумму и документ. Такой учет показывает реальное состояние расчетов и помогает вовремя подготовить сведения для банка.

Документы по экспорту и импорту

По экспорту предприятие связывает контракт и инвойс с документом об отгрузке или оказанной услуге, а затем — с поступившей выручкой. По импорту авансовый платеж связывают с товаром, актом или другим исполнением иностранного партнера.

Банк должен видеть одну и ту же сумму, валюту, стороны и назначение во всех документах. УБК поможет устранить расхождения в наименованиях и подготовить краткое пояснение по фактической операции.

Частичные поставки и платежи

Когда покупатель платит частями или поставщик отгружает товар несколькими партиями, каждая сумма получает собственную дату и подтверждение. Финансовый отдел сопоставляет платеж с конкретным инвойсом, декларацией, накладной или актом.

Руководитель видит остаток по контракту и ожидаемое поступление следующего документа. При изменении графика стороны оформляют новые договоренности до наступления соответствующей даты.

Кто отвечает за документы внутри компании

Коммерческий отдел передает договор и инвойсы, логист — транспортные и таможенные документы, бухгалтерия — банковские выписки и учетные сведения. Руководитель утверждает ответственного, который сводит данные по контракту и отвечает на запросы банка.

УБК может вести реестр вместе с клиентом или подготовить форму для внутреннего использования. В обоих вариантах компания получает перечень документов, даты и контакты сотрудников по каждой операции.

Как отвечать банку по конкретной операции

Ответ строится вокруг договора, суммы и фактического исполнения. К письму прикладывают только документы, которые относятся к запросу, а в тексте указывают номер контракта, инвойс, дату платежа и документ о поставке или услуге.

Специалист УБК подготовит пояснение и список приложений. Предприятие сохранит письмо вместе с банковским ответом и сможет использовать этот комплект при следующем запросе по тому же партнеру.

Что направить УБК для проверки

По этим материалам специалист подготовит перечень действующих операций, укажет документы по каждой сумме и предложит форму реестра. Для срочного банковского запроса можно начать с одного контракта и затем добавить остальные.

• внешнеэкономические договоры и приложения;
• инвойсы, акты, транспортные и таможенные документы;
• банковские выписки и сообщения по операциям;
• внутреннюю таблицу расчетов при наличии;
• контакты сотрудников, которые ведут договор и оплату.

Стоимость сопровождения валютного надзора

Цена зависит от количества контрактов, операций, банков и объема переписки. Вы можете заказать разовую проверку, подготовку ответа банку, создание реестра или постоянное сопровождение экспортных и импортных расчетов.

До начала УБК согласует перечень договоров, срок и стоимость. Руководитель сразу понимает объем работы и получает документы в электронном виде для банка и бухгалтерии.

Документы после завершения расчета

После поступления выручки или получения товара предприятие сохраняет подтверждение банка, выписку и документы об исполнении. В реестре указывают дату завершения и ссылку на электронный архив.

Такая запись закрывает конкретную сумму для внутреннего контроля. Собственник видит завершенные операции, действующие остатки и будущие поступления по всем внешнеэкономическим договорам.