Какие отчеты и сроки нужно собрать

Бухгалтерия составляет перечень налоговых, финансовых, статистических и связанных с работниками форм, которые относятся к конкретному предприятию. Для каждой формы указывается период, крайняя дата, сотрудник, который готовит показатели, и подписант.

Руководитель отдельно проверяет, кто заменит бухгалтера или директора при отсутствии и есть ли у такого человека необходимые полномочия. Это снижает зависимость от одного сотрудника перед отчетной датой.

Что проверить до отправки

До подписания бухгалтер сверяет период, форму, регистрационные данные, суммы и приложения с учетом. Подписант использует собственную квалифицированную электронную подпись и не передает ключ другому сотруднику.

После отправки бухгалтер проверяет полученные квитанции и сохраняет их вместе с окончательной версией документа. Если сервис сообщает об ошибке, исправляется именно отклоненная форма, а обе версии остаются в папке отчетного периода.

Как устроить электронный архив

Для каждого периода создается папка с окончательными формами, квитанциями и важной перепиской. Имя файла должно позволять понять отчет, период и дату отправки без открытия документа.

Руководителю не нужен весь архив на рабочем столе. Ему достаточно календаря со статусами: готовится, ожидает подписи, отправлено, принято или требует исправления.

Что прислать для настройки отчетности

Для первой оценки понадобятся сведения о текущей отчетной работе:

• перечень обязательных форм и ближайшие сроки
• регистрационные и налоговые данные предприятия
• сведения о директоре, бухгалтере и других подписантах
• используемые программы и квалифицированные электронные подписи
• примеры последних квитанций и проблемных сообщений, если они есть

Как УБК помогает бухгалтерии

УБК проверит перечень форм, пользователей и полномочия подписантов и поможет распределить даты между подготовкой, внутренней проверкой и окончательной подачей. Бухгалтер получает календарь и понятное место хранения подтверждений.

Если проблема относится к конкретной квитанции, доступу или подписи, сначала решается этот вопрос. После этого при необходимости приводятся в порядок остальные регулярные отправки.

От чего зависит стоимость настройки

Объем зависит от числа форм, пользователей, электронных подписей и состояния текущего архива. Можно настроить одну критичную отчетность, проверить доступы или подготовить общий календарь для предприятия.

После первого просмотра УБК укажет стоимость и срок. Лицензии программ, услуги операторов и отдельные технические интеграции оплачиваются дополнительно.

Как убедиться, что отчет принят

Факт нажатия кнопки не подтверждает завершение подачи. Бухгалтер читает итоговые сообщения сервиса и сохраняет квитанции, которые подтверждают обработку документа. При исправлении в архиве остается новая отправленная версия и относящиеся к ней подтверждения.

Если вам нужно подтвердить выполнение обязательства, бухгалтер может показать сам документ и квитанции из одной папки без поиска по электронной почте и разным компьютерам.

Что получает предприятие

Бухгалтер получает календарь, список подписантов и единый порядок хранения документов. Директор видит статус ближайших отчетов и знает, кто отвечает за исправление ошибки или отсутствие квитанции.

При смене бухгалтера новый сотрудник сможет продолжить работу по календарю и архиву, а не восстанавливать историю отправок с нуля.

Что проверять перед каждым отчетным периодом

Перед новым периодом бухгалтер обновляет календарь, проверяет электронные подписи и доступ к используемым сервисам. Если меняется директор, бухгалтер или представитель, полномочия и доступы приводятся в соответствие до ближайшей подачи.

Периодически директор предприятия проверяет, можно ли открыть архив за предыдущий период и быстро найти там финальную форму и подтверждения ее приема.

Как разделить подготовку и контроль

Бухгалтер готовит показатели и отправляет формы в пределах своих полномочий. Руководитель получает только вопросы, которые требуют его подписи или управленческого выбора. Такой порядок не заставляет директора следить за каждым техническим действием, но дает ему контроль над сроками.

Для замещения заранее указывается второй сотрудник и доступ к архиву без передачи чужого секретного ключа.

Настроить электронную отчетность предприятия

УБК поможет составить календарь, проверить подписантов и организовать хранение квитанций по вашим формам отчетности. Специалист разъяснит работу на конкретных документах предприятия. Будем рады ответить на дополнительные вопросы и помочь вашей бухгалтерии подавать отчетность последовательно и вовремя.