Какие данные получает предприятие

Компания перечисляет сведения, которые поступают от клиентов, работников, кандидатов, подрядчиков и посетителей сайта. Для каждого вида данных важно указать деловую цель, место хранения, сотрудников с доступом и внешних получателей.

Отдельно рассматриваются формы на сайте, кадровые папки, видеонаблюдение, рассылки, облачные программы и подрядчики. Такой список показывает, где действительно нужны уведомления, договорные условия или ограничение доступа.

Какие вопросы решить по каждому виду данных

Руководитель определяет, какие сведения действительно нужны компании, кто может их видеть, сколько времени они используются и кому передаются. Клиент или сотрудник должен получать предусмотренную информацию об использовании его данных и знать, куда обратиться со своим вопросом.

Если данные получает внешний поставщик программы или услуг, договор должен описывать его роль и обязанность обращаться с переданными сведениями в согласованных пределах.

Какие документы подготовить

По итогам проверки предприятие получает уведомления для клиентов и сотрудников, необходимые договорные положения, внутренние правила доступа и инструкции для типовых ситуаций. Документы должны использовать те же названия должностей и программ, которые реально есть в компании.

Для обычных обращений полезно заранее назначить сотрудника, который отвечает клиенту, и технического специалиста, который может ограничить доступ или восстановить информацию при необходимости.

Что прислать для проверки

Для первой оценки достаточно материалов, по которым видно, где сотрудники предприятия собирают и используют сведения:

• формы сайта, анкеты и договоры
• перечень программ и облачных сервисов
• должности сотрудников с доступом
• список подрядчиков, которым передаются сведения
• действующие уведомления, согласия и внутренние правила

Как распределить обязанности между сотрудниками

Руководитель назначает ответственных по продажам, кадрам, информационным технологиям и обращениям клиентов. Каждый получает только те права, которые нужны его должности. При увольнении или переводе доступ меняется вместе с обязанностями сотрудника.

УБК подготовит короткие инструкции на типовые случаи: новый клиент, новый работник, запрос человека о его данных, ошибочная рассылка, потеря устройства или подключение нового подрядчика.

От чего зависит объем работы

Небольшому предприятию с одним сайтом и простой кадровой работой нужен меньший комплект, чем компании с несколькими подразделениями, интернет-магазином, маркетингом и большим числом внешних сервисов. Можно проверить одну форму или провести полный аудит используемых данных.

После первого просмотра УБК укажет объем документов, срок и стоимость. Технический аудит информационной безопасности и лицензии программ оплачиваются отдельно, если они требуются клиенту.

Что делать при появлении нового сервиса или сотрудника

Перед подключением новой программы или подрядчика ответственный сотрудник проверяет, какие сведения ему будут доступны и зачем. Новый работник получает права по своей должности, а бывшему сотруднику доступ закрывается после прекращения его обязанностей.

Изменения удобно отмечать в одном перечне программ, подрядчиков и ответственных. Собственник видит, кто пользуется данными компании и где они хранятся.

Что получает руководитель и команда

Руководитель получает перечень используемых данных, утвержденные документы и список сотрудников с ответственностью по отдельным участкам. Сотрудники знают, какие сведения им разрешено использовать и к кому обратиться при нестандартной ситуации.

Клиенты и работники получают понятные уведомления и канал для обращений.

Как обучить сотрудников без длинных инструкций

Каждой должности достаточно объяснить только относящиеся к ней правила. Менеджер по продажам должен знать, какие данные можно запросить у клиента, кадровый сотрудник — как хранить личное дело, технический специалист — кому выдавать доступ, а руководитель — кто отвечает на обращения.

При изменении роли сотруднику выдают новые права и короткую памятку. Такой подход легче поддерживать, чем единый большой документ для всей компании.

Составить перечень данных и доступов

УБК может подготовить таблицу, где для каждого вида сведений указаны цель, источник, программа, сотрудник с доступом, внешний получатель и срок использования. Руководитель сразу увидит лишние сборы данных и доступы, которые можно убрать.

На основании этой таблицы готовятся тексты форм, договоров и внутренних правил. В дальнейшем директор предприятия обновляет ее при подключении нового сервиса, подрядчика или категории данных.

Проверить работу с персональными данными

УБК поможет разобрать фактическое использование данных в вашей компании и подготовить документы под сайт, клиентов, сотрудников и подрядчиков. Специалист разъяснит обязанности конкретных сотрудников и порядок обновления доступов. Будем рады ответить на дополнительные вопросы и помочь вашему бизнесу поддерживать доверие клиентов и команды.