Каких сотрудников переводить на дистанционную работу

Сначала работодатель определяет должности и сотрудников, которые действительно могут выполнять обязанности вне офиса. Для каждого случая нужно понять рабочее место, режим, обязательные часы связи, способ постановки задач и порядок передачи выполненной работы.

Если часть времени сотрудник работает в офисе, это также отражается в согласованных условиях. Документ должен описывать фактическую организацию труда, а не универсальный шаблон.

Что закрепить в документах

Работодатель и сотрудник согласуют режим связи, сроки ответа, оборудование, компенсацию расходов, обмен документами и правила работы с конфиденциальной информацией. Если компания выдает ноутбук, телефон или другое имущество, его передача подтверждается отдельным документом.

Руководитель также определяет, кто принимает работу и каким способом сотрудник сообщает о невозможности подключиться или выполнить задание в срок.

Какие документы нужны компании

В комплект обычно входят трудовой документ или изменение к нему, необходимые приказы, правила связи и учета времени, документы по оборудованию и доступам. Для разных групп сотрудников могут использоваться разные условия, если характер работы отличается.

Ответственный сотрудник хранит актуальные версии и знает, какие действия выполнить при приеме нового удаленного работника или возвращении сотрудника в офис.

Что прислать для подготовки документов

Для первой оценки достаточно описания фактической работы команды и действующих кадровых документов:

• трудовые договоры и должностные инструкции
• перечень дистанционных должностей и графиков
• оборудование и доступы, которые предоставляет компания
• правила учета времени и постановки задач
• действующие требования по конфиденциальности и защите данных

Как проверить правила на обычном рабочем дне

Руководитель ставит типовую задачу по согласованному каналу, сотрудник подтверждает получение и передает выполненную работу. Затем проверяется, понятны ли срок, способ согласования и действия при отсутствии связи.

Если правило невозможно выполнить на практике, компания исправляет именно этот пункт. Такой тест полезнее длинного документа, который сотрудники не могут применить.

От чего зависит объем работы

Для небольшой команды можно подготовить один комплект и несколько документов по оборудованию. Для компании с разными графиками, филиалами и информационными программами потребуется разделить условия по группам сотрудников. Стоимость зависит от числа вариантов работы и состояния действующих кадровых документов.

Что менять при изменении команды или технологий

При смене программы, оборудования, рабочего места или режима ответственный сотрудник проверяет, какие документы и доступы затронуты. Новый работник получает только необходимые ему права, а доступ бывшего сотрудника закрывается в согласованный срок.

Кадровые документы и фактические настройки должны описывать одну ситуацию, чтобы руководитель понимал, кто и на каких условиях работает удаленно.

Что получает руководитель и сотрудник

Руководитель получает оформленные условия работы, перечень выданного оборудования и понятные правила связи. Сотрудник знает график, каналы постановки задач, способ передачи результата и порядок обращения при технической проблеме.

Бухгалтерия и кадровый сотрудник получают подтверждения, необходимые для учета и оформления изменений.

Как передать правила удаленной команде

Каждому сотруднику предоставляются только относящиеся к нему документы и инструкции. Руководитель подразделения объясняет обязательные часы связи, порядок согласования и критерии выполнения задач. Ответственный за оборудование и доступы отдельно подтверждает, что сотрудник получил необходимое для работы.

При найме следующего удаленного сотрудника кадровый специалист использует тот же комплект после проверки должности и индивидуальных условий.

Что проверить до окончательного утверждения

Полезно пройти три обычные ситуации: постановку задачи, передачу результата и отсутствие связи. Если в каждом случае понятно, кто принимает решение и где остается подтверждение, правила можно использовать в ежедневной работе.

После первых недель руководитель собирает вопросы сотрудников и корректирует конкретные пункты, которые оказались неудобными или неполными.

Оформить дистанционную работу предприятия

УБК поможет подготовить кадровые документы и условия под фактический режим вашей команды. После завершения руководитель сможет принимать новых дистанционных сотрудников, выдавать оборудование и управлять работой по заранее согласованным правилам.